【弥生給与】宇賀神電機株式会社様
東京都港区 宇賀神電機株式会社 管理部 蛯名 結花 様に、弥生給与ソフトとヒミコの技術サポートについて詳しくお話を伺いました。
1.宇賀神電機株式会社について
— 宇賀神電機株式会社(以下宇賀神）の業態について教えてください
宇賀神は昭和2年創業で、主に配電盤を製造販売している会社です。配電盤は建物の屋内、屋外に設置して安定した電力を供給する装置のことで、家庭にあるブ レーカーをもっと大きくした機械です。日本全国のビル・超高層ビルなどあらゆる建物で使われています。海外ではイラクの火力発電所や病院、インドネシアの ホテル、中国などアジア各地に納品しています。
屋内の配電盤
その他、ユニークな商品としてはサメショッカーという、サメを避ける装置があります。サメショッカーは、サメが苦手なパルス信号を出して、サメの生息する地 域で仕事をしている人々が安心して作業できる装置です。今後は小型化し、ダイバーやサーファー、海水浴場を利用する方に使っていただけるよう開発を進めて います。
サメショッカー
弊社はエコロジーにも力を入れており、社名変更した子会社?アクエアでは「優しくなろう、 人にも地球にも」 をテーマに、地球環境に貢献できる製品開発に取り組んでいます。アクエアの主力製品はOscar(オスカー）というグリストラップクリーナーで、この装置 は厨房から出る油脂が混じった排水をオゾンの力で分解してきれいにします。コンパクトだから厨房に置いても邪魔にならず、衛生的に使えるとお客様に大変よ ろこばれています。 (株)アクエアWEBサイト
— 蛯名さんについて教えてください。
私は去年(2008年)5月に管理部に入社し、現在も総務で社員約118名の給与を担当しています。 以前は12年間WEBデザインや制作、編集の仕事をしていたので、 総務の仕事は全く経験がなく、会計・給与ソフトは使ったこともなかったので最初は本当に苦労しました。 ですがパソコンは得意な方だったので、何とかやっていけると思っていましたが、 入社と同時に、弥生給与ソフトの導入と算定基礎が重なって当時は四苦八苦していました。
弥生給与を導入した頃は使い方もまったくわからなかったので、1日に何度も弥生のハイパーサポートを受けていました。
2.初めての弥生給与ソフト
ハイパーサポートとは弥生が行っている有償のカスタマーサポートのことです。–どのくらいの頻度でハイパーサポートを利用しましたか？去年の5月〜7月まではほぼ毎日、多いときで一日に4回くらい電話しました。
わからないところが出て来るたびに電話をかけていました。–ハイパーサポートの対応はいかがでしたか？レスポンスが早いのが良かったです。
法律改正後のアップデートや新年度版のバージョンアップも無償でできました。— 入社と同時に弥生給与ソフトを導入されたそうですが、以前のソフトは使っていましたか？いいえ、以前のソフトは全く使うことなく、入社してすぐに弥生の給与ソフトが導入されました。
3.弥生給与ソフトの導入について
— 弥生給与ソフトの導入は自社で行ったのですか？
いいえ、導入はすべてヒミコにお任せしました。弥生給与ソフトに対応できるよう、システムを変更して改良しながらの作業が必要だったので、弊社だけで導入することはむずかしかったと思います。
— ヒミコから給与ソフトを導入した経緯を教えて下さい。
ヒミコは会計ソフトの技術サポートを提供する会社で、弊社とは前担当者を含めると10年以上の付き合いになります。弊社が5年前から使っていた給与ソフト がサービス期間満了になるのを機に、ユーザーの評価が高い弥生の給与ソフトへの移行をすすめられ、導入を決めたとのことです。
— 導入はどのように行われましたか？
2008年5月にヒミコの技術サポートの方がデータを弥生に移行してくれました。その後、新旧のデータを照合して、欠けているデータを弥生へ打ち込む作業 をしていただきました。6月、7月はデータの照合と入力作業、8月、9月に微調整をして、10月頃から通常通り動かせるようになりました。
–初めての経理で、弥生給与ソフトの導入は大変でしたか？
算定の時期と重なっていましたし、とにかく初めてのことだったのでいろいろ大変でした。 もう少し時期が前後にずれていたらよかったと思います。弥生の給与ソフトを自在に使いこなすには、覚えることが山のようにありました。
入社してすぐに 下記の仕事を抱え、給料日に間に合うよう、悪戦苦労していました。
- 弥生給与ソフトを使って、5月の給与明細を作成
- 4月から開始する新年度の決算報告書作成
- 6月末の算定基礎の準備 （4月〜6月の給与分）
今まで 数字を扱ったことがなかったので、算定基礎で何をやらなければいけないか理解することが一番大変でした。
しかし、最初に 躓いた分だけ、沢山覚えることが出来ました。1年経って、弥生ソフトを十分使いこなせるようになっています。ヒミコの弥生認定インストラクター松橋さんか ら『弥生認定インストラクターの試験を受けたら、きっと合格できますよ』と太鼓判を押していただきました。
4.弥生給与ソフト上達のコツ
— 弥生の給与ソフトを使いこなせるようになって、よかったですね。
最初は苦労した弥生給与ソフトですが、 慣れると使いやすいです。最初のころと比べると、作業時間もかなり短くなりました。給与にかかりっきりにならないで済むようになり、数字に追われる日々から開放されたのがうれしいです。
— どのくらい時間短縮できたのですか？
1年経って、作業が半分以下の時間まで短縮できるようになりました。以前は一日がかりで悩みながら作っていた書類を、今では半日もかからずに仕上げることができます。
–これから弥生給与ソフトを使う方に、上達のコツをアドバイスいただけますか
私の場合、以下の3つをやっていました。
- サポートを上手に利用する
- バックアップをこまめにとってから冒険する
- 別名で保存する
— サポートとは、ハイパーサポートやヒミコの技術サポートのことですか？
弥生のハイパーサポートは、ネットのFAQで似たような疑問の答えが沢山ありますし、電話で聞けばすぐ教えてくれます。ヒミコの技術サポートは、弥生のソ フトの仕様で出来ないといわれたときよく相談しました。解決策を親身になって探してくれたので助かりました。
私は取り扱い説明書を見ないで、ソフトを使いながら覚えましたが、わからないことは専門の方にどんどん質問しました。どんな質問でも、ヒミコは丁寧に答えてくれました。
— バックアップはどのくらいの頻度で行っていますか？
ソフトを使う前後に必ず保存します。 弥生のソフトは使いながら覚えていくほうが楽ですから、失敗を怖がらず冒険するといいと思います。ただ、冒険する前には必ずバックアップを取ることをおすすめします。
最初の頃、弥生給与の作業中にデータが消えてしまい、真っ青になったことがあります。昨年のデータを、新年度のデータと照らし合わせようとしたとき、昨年 の日付が、新年度の日付に自動的に上書きされてしまったようなんです。バックアップを取ってあったので、何事もなく入れ替えることができましたが、あの時 は焦りました。
–3つ目のコツ「別名で保存する」というのは、上書き保存が危ないということですか？
そうですね、上書き保存をする際は細心の注意が必要です。これでいいかどうか迷ったときは、上書きしないで別名で保存したほうが安全です。いちいち別名を 記入するのは面倒かもしれませんが、名前の後ろに何時何分と付け加えて保存すれば簡単です。分刻みとまではいかなくても、別名で保存してバックアップをと ることで、重大なミスを防げると思います。
— 弥生の給与ソフトを使っていて、困ったことはありますか？
給与ソフトは給料日前に使うくらいですから、今はそれほど困ったことはありません。
給与のことだけではなく、会計の部分で、今後改善していきたいことはあります。
総務の仕事を新入社員に教える立場になって、改善したい点が具体的に見えてきました。
5.給与のことだけをやっていればいいのか
— 会計の部分で改善していきたいこととは、何でしょうか
この1年を振り返ってみると、最初は給与のソフトだけで四苦八苦していましたが、今は、もっと大きな視野で会社の会計を考えるようになりました。総務は給与だけをやっていればいいというものではないということもわかりました。
たとえば、作業の効率化やコスト削減をしたいとき、必要なデータを書類にしてすぐに提出できるようになりたいですし、忙しいときは、みんなで作業を分担して助け合えるネットワーク環境にしたいと思います。
— 助け合えるネットワーク環境とはどういうものでしょうか
今は 1台の会計用のパソコンを使っていますが、一人が使っていると他の人は使えません。会計用のパソコンをネットワークでつないで、各自のパソコンから会計ソフトにログインできると作業の分担ができ、結果的に効率も上がると思います。 ネットワーク化したら、私と林が一緒にログインして、分担しながら入力作業が出来るし、一番新しい情報を西田部長がチェックすることも可能です。そうやって情報を共有できたらいいと思います。 これから林にも給与ソフトを覚えてもらって、ゆくゆくは3人で使うことになりますから、会計専用のパソコンが1台のみというのはもったいないと思います。
— 会計の部分で他に改善していきたいことはありますか？
今悩んでいるのは 入力漏れが見つけにくいことです。収支が合わないとき、どこが合わないのかわからなくて、仕事がとまる時があります。明細書を穴が開くほど点検する時間が もどかしいです。このことをヒミコのサポート担当に相談したら、弥生の会計を使うと解決できるということでしたので、興味を持っています。
「勘定科目の仕訳が面倒なんだけど、どうにかなりませんか」とヒミコサポート担当に相談したときも、弥生会計ソフトの導入で作業が格段に楽になるとのことでしたの で、入力漏れと勘定科目の仕訳、一番面倒なこの2つがまとめて楽になるんだったら試してみたいと思いました。
— 勘定科目の仕訳とは、どういうものですか？
経理に詳しい方だったら簡単なことだと思いますが、初心者にとっては、項目の仕訳が大変です。たとえば、「交通費と、通勤費の違いは？」「事務用品と消耗 品の違いは？」といった細かな分類があって、項目を間違えたら非課税なのか、課税なのかで明細が変わってしまいます。
— 仕訳作業はむずかしそうですね
むずかしいですね 。 残業代の計算方法や扶養控除、この項目は課税か非課税かといった細かい仕訳を定義づけする作業には時間がかかりました。一度定義づけしてしまえば、次からは楽ですが、慣れないうちは本当に苦労しました。
会計ソフトのネットワーク化で この大変な作業が軽減されるなら、導入を検討してもいいのではと西田部長に相談しています。
— 西田部長の反応はいかがですか？
西田部長にいろいろ相談したら、会計用パソコンのネットワーク化について前向きに動いて下さいました。経理専用サーバも用意して、ネットワーク化に向けて着々と準備を整えています。
西田部長は、ヒミコと打ち合わせして、ネットワーク化のメリット、デメリット、コスト面などから導入を検討しているところです。
6.会計ソフト・ネットワーク導入について
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積極的に導入を考えて情報収集しています。ヒミコの説明会には今度行ってみようと思っていました。 会計ソフトのネットワーク版は弊社の人数だと丁度良いかもしれません。コスト面と、機能面からいろいろ検討しているところです。
7.今後の抱負・ヒミコへの期待
— 今後の抱負とヒミコへの期待をお聞かせください
これから別の仕事も増えて忙しくなっていくので、経理・会計の仕事をもっと効率化して時間短縮を図りたいと考えています。
この1年を振り返ってみて、総務の仕事は、思っていたよりもずっと楽しいことに気がつきました。
数字に追われるのは今でも苦手ですが、以前よりはストレスなく弥生ソフトを使いこなせるようになりました。
大変なとき、ヒミコが飛んできてくれて、細かい入力作業や、テータの検証作業をやってくれたこと、弥生の仕様で出来ないことでも、別の方法を探してくれたり、わからないことはとことん調べてくれたこと、とても感謝しています。
導入のときは、大変な作業を一生懸命やってくれました。システムの関係で苦労した問題も根気強く検証して解決してくれました。ヒミコは本当に良くやってくれたと思います。
今度は弥生会計ソフトのネットワーク版を導入するかもしれません。
弊社が導入で一番苦労したクライアントから、一番楽できたクライアントになれることを期待します。
これからもよろしくお願いします。
蛯名様、お忙しい中、有り難うございました。
