【クラウドサービス】A社様
お客さまの声
初めてクラウドを利用するので、何か問題があったときに、親身になって対応してくれるかが心配でした。 専用ヘルプデスクの手厚いサポートに満足しています。
クラウド上での業務データの共有により、セキュリティと業務効率を向上
導入前の課題
・顧客情報や売上情報などの重要なデータを守るため、自社ではなく安全な場所で保管したいと考えていた。
・日々のデータバックアップが面倒だったことに加え、記録していたDVDメディアがかさんでいた。
・社員間の情報共有をスムーズにして、業務の効率を向上させたかった。
導入後の効果
・大切な業務データをクラウド上で保管することで、データ消失や情報漏えいなどのリスクを軽減できた。
・「クラウドサービス」の「自動バックアップ」により、バックアップ作業の手間がなくなった。
・クラウド上に情報を集約し、チーム内で情報を共有。情報の伝達スピードが速まり、業務効率化が実現できた。
南関東エリアを中心とした、住宅用太陽光発電システムやオール電化システムの提案・販売・施工に加え、地球温暖化対策・環境保全に有効なオリジナル 商品の開発・販売も行っているA社様。顧客情報などの大切なデータを安全な環境で共有するためのシステムとして、クラウドサービスを採用しました。今回はその経緯と効果について、業務管理部の佐藤励子氏にお話を伺いま した。
導入の目的
セキュリティを強化しつつ、業務効率を高められる方法が必要だった
A社様が抱えていた課題
- 顧客情報や売上情報などの重要なデータを守るため、自社ではなく安全な場所で保管する必要があった
- 日々のデータバックアップが面倒だったことに加え、記録していたDVDメディアがかさんでいた
◇「クラウドサービス」を導入された経緯を教えていただけますか？
当社では、業務にノートPCを使用していて、顧客情報や売上情報などの重要なデータを、それぞれのローカル環境に入力・記録していました。しかし、私たちはノートPCの故障によるデータの消失や、コンピューターウイルスによる情報漏えいなどの危険性を、以前から感じていました。そこで、ノートPC内の大切な情報を守るため、データを自社に置かずに、外部に保管したいと考えたのです。
◇重要データの保護やセキュリティの強化が、サービス検討のきっかけになったということですか？
はい。ほかに、バックアップの煩わしさも課題として挙がっていました。当社ではこれまで、大切なデータをバックアップするため、定期的にDVD-Rに記録していたのですが、DVD-Rが増え続けていたため、その保管に困っていたのです。加えて、そのつどバックアップにかかる面倒な作業からも、解放されたいと考えていました。
システム導入効果
安全なクラウド環境を、業務情報の共有に活用
導入サービスの内容と効果
- 大切なデータをクラウド上で保管することにより、セキュリティのリスクを軽減できた
- 自動バックアップ機能の利用により、手間と作業コストを削減できた
- 情報をクラウドに集約し共有することで業務の効率を向上した
現在は、どのような形でサービスをされているのですか？
1カ月間の無料トライアルでサービスを利用し、使い心地を実感したのち、2011年2月に正式に「クラウドサービス」の利用を開始しました。現在は、社員それぞれのノートPCから、クラウド上のデスクトップ画面でMicrosoft® OfficeのExcelやWordを利用しています。
◇「クラウドサービス」を導入して、どのような効果がございましたか？
大切なデータは、クラウド上に保管していますので、盗難やデータ消失の心配もなく、安心して利用できています。当初の目的であった「セキュリティの向上」をクリアできたと感じています。もし、災害や事故で当社のオフィス環境に何らかの障害が発生したとしても、大事なデータだけはクラウド上で保管しているので事業継続が可能です。その意味では、災害対策としても有効だと感じています。
「バックアップ作業の軽減」に関しても、クラウド上で毎日自動的にバックアップされますので、今はバックアップ作業自体を行っていません。これにより、作業の手間を大幅に削減できました。
また、現在は顧客情報や売上情報、見積もり、営業社員の日報、入金日など、あらゆる情報をクラウド上に集約し、全員で共有しています。新人教育の際にも、「すべての情報がこの場所にあるので、ここを参照して学習してください」と伝えることができますし、同じ画面を参照できるので、情報に誤りがあった際もすぐに修正できます。この情報の集約と共有が、時間の短縮や労力の削減につながり、その結果「業務の効率化」が実現できていると思います。
◇ご期待されていたサポート面は、いかがでしょうか？
業務の増加に伴い、ユーザーを増やしながら利用していますが、ユーザーの追加処理を行う際も、発注してから利用開始まで、ヘルプデスクのおかげでスムーズに行われています。 また、システムの利用方法なども丁寧に教えていただけるので、業務に支障なく進めることができて助かっています。
今後の展望
業務効率向上のために、さらなるIT利用の拡大を検討したい
今後の展望
- 業務効率を向上させるソフトウェアの導入などを検討したい
◇将来の展望について、教えていただけますか？
今回、クラウドサービスの導入によってさまざまな課題が解決し、非常に満足しています。これからも、ITを利用することで業務課題の解決を図りたいです。 例えば、PDF作成のソフトなど、業務効率を向上させられるものであれば、利用を検討したいと思います。 このようなソフトが「クラウドサービス」で提供されればとても良いですね。
◇今後、どのようなことを求めますか？
今後も引き続き、こちらが安心できる環境で、安全にデータを預かっていただくことが一番重要だと考えています。また、もし何か問題が発生したときにも、ヘルプデスクを含め、迅速かつ丁寧なサポートをお願いしたいと思います。
